COMO ORGANIZAR UN EVENTO

A escasos minutos del centro de Valencia, tercera capital de España, la institución Feria Valencia se muestra como un decisivo instrumento de negocios y plataforma comercial de intercambios y novedades de los sectores productivos más relevantes. Feria Valencia disfruta de una localización idónea y estratégica al encontrarse en el entorno de la ciudad de Valencia, en el eje de desarrollo más importante del Mediterráneo, y disponer de los mejores enlaces e infraestructuras viarias: Puerto Interoceánico, autopistas y autovías, enlaces ferroviarios y aeropuerto internacional.

La ubicación de Feria Valencia en la capital de la Comunidad Valenciana le imprime un carácter urbano que aporta múltiples beneficios para los expositores y visitantes y que además genera sinergias muy positivas que redundan en beneficio de la ciudad. El palacio ferial valenciano cuenta con las ventajas de una gran ciudad, con una densidad de población superior al millón de habitantes, perfectamente conectada desde cualquier parte del mundo. Feria Valencia se encuentra en un punto de clara ventaja estratégica y logística.

Valencia no solo surge como una urbe moderna, dinámica e innovadora, sino como importante centro logístico perfectamente comunicado y con equipamientos eficaces que permiten potenciar su tradicional vocación industrial, comercial y exportadora, disponiendo del mejor, más amplio y moderno recinto ferial para canalizar los intercambios internacionales. Feria Valencia es un escaparate abierto al mundo, es un centro internacional de negocios. 

   Feria Valencia, lugar de encuentro de oferta y demanda 

 Las ferias se han convertido en un elemento clave del marketing empresarial por ser un instrumento dinámico, muy selectivo y eficaz. Oferta y demanda encuentran en Feria Valencia el instrumento idóneo para exponer, vender y conocer los últimos avances tecnológicos de los sectores representados.ç

Feria Valencia organiza anualmente más de 50 ferias y salones que permiten el encuentro de oferta y demanda en un marco que dispone de los más avanzados servicios y las más modernas infraestructuras, producto de las obras de ampliación del recinto valenciano. 

 Feria Valencia: institución líder, dinámica e innovadora 

 Feria Valencia es la institución ferial pionera en España y sigue manteniendo el liderazgo como institución más internacional, con más superficie de exposición y con mayores expectativas de negocio.

Feria valencia es pionera en la implantación de nuevos sistemas tecnológicos y de gestión al ser una de las primeras instituciones feriales europeas en implantar el sistema SAP R/3 y el sistema de información geográfica- GIS- (SERPA). Además se ha convertido en la primera organización ferial española y de las primeras del mundo en obtener la certificación de calidad otorgada por AENOR, según la norma ISO 9001/2000. Es también la primera en obtener la certificación QAFE, otorgada por Lloyd´s Register Quality Assurance, para todos sus certámenes.

Feria Valencia es una institución dinámica e innovadora que va evolucionando con las nuevas necesidades del mercado, ampliando su oferta con la creación de nuevos certámenes. Además de celebrar un gran número de manifestaciones, cuenta con infraestructuras para la celebración y organización de congresos, convenciones, exposiciones, seminarios, jornadas y otros eventos de carácter comercial y cultural.

Feria Valencia ha desarrollado un modelo propio de gestión que se basa en la experiencia en la organización de ferias comerciales; conocimiento de los sectores productivos; flexibilidad y adaptación a las nuevas necesidades e implicación de los sectores económicos en los distintos certámenes, a través de su representatividad en los comités organizadores. Feria Valencia cuenta con el total apoyo de los sectores económicos y del Gobierno valenciano, la Generalitat Valenciana, al estar considerada como uno de los principales motores económicos.

 Feria Valencia, una puerta abierta al mundo 

 Feria Valencia, se ha caracterizado por ser una sólida plataforma de internacionalización de la empresa y un instrumento para fomentar los intercambios comerciales a nivel mundial.

Actualmente, Feria Valencia está llevando más allá el concepto tradicional de internacionalización de un recinto ferial y ha decidido emprender proyectos de co-organización de eventos en otros países, exportando su modelo de gestión ferial. El objetivo de estas iniciativas es abrir nuevos mercados a las empresas españolas y aumentar el grado de conocimiento de los certámenes existentes organizados en Valencia.

La vocación internacional de la institución está avalada por el alto nivel de participación de empresas extranjeras. Feria Valencia presenta los mejores ratios de internacionalidad en el panorama ferial español en número de certámenes internacionales, visitantes y expositores extranjeros

 El mayor palacio ferial de España 

 El proyecto de ampliación y modernización de las instalaciones de Feria Valencia conforma el mayor y mejor palacio ferial de España con una superficie de exposición cubierta de 300.000 metros cuadrados. La superficie de servicios más viales y conexiones internas y externas al recinto es de 125.883 metros cuadrados, y la destinada a parking cubierto es de 68.000 metros cuadrados. El total de superficie construida asciende a 600.000 metros cuadrados.

Los criterios arquitectónicos innovadores responden a las propias necesidades de expositores y visitantes y proporcionan flexibilidad y rapidez en los montajes. Las nuevas instalaciones disponen de grandes espacios diáfanos y pabellones versátiles que permiten la celebración simultánea de diferentes actividades. El diseño incluye un incremento de las plazas de aparcamiento y la incorporación de las últimas tecnologías en la infraestructura de los pabellones, contemplan una nueva forma de hacer ferias, de hacer negocios con comodidad y servicios al más alto nivel.

El proyecto de ampliación supone una actuación urbanística global que se completa con mayores dotaciones, con zonas ajardinadas y deportivas y mejoras a los accesos a la feria. 

 Servicios que ofrece Feria Valencia 

 Feria Valencia pone a disposición de las empresas una amplia gama de servicios para buscar la comodidad de expositores y visitantes. En total, con el plan de modernización y ampliación de Feria Valencia se han incorporado más de 100 nuevos servicios. Así a los servicios de acondicionamiento del stand, transportes, información y comunicación, e infraestructuras hay que sumar otros más específicos como nuevos puntos de información con pantallas interactivas, salas de reunión con material audiovisual complementario, áreas de descanso y trabajo, parking cubierto, mejora de accesos, tratamiento de residuos selectivo, zonas ajardinadas, más restaurantes y cafeterías, etc.

Además, es destacable el nuevo Club de Prensa, con más de 550 metros cuadrados que dispone de una zona de encuentro y recepción, zona multimedia, con 18 conexiones de telecomunicaciones con línea analógica o digital (RDSI) con servicio de internet, correo electrónico, teléfono digital y fax, servicio de restaurante y cafetería y sala de reuniones.

Por tanto, se han mejorado y ampliado los servicios en todos los apartados. En definitiva, más espacio de exposición y más servicios para facilitar HACER NEGOCIO.

 Nuevo Centro de Eventos 

 El nuevo Centro de Eventos de Feria Valencia ofrece todo el equipamiento y los servicios necesarios para albergar todo tipo de conferencias, convenciones y eventos.

El Centro de Eventos cuenta con dos auditorios con capacidad para 800 y 400 personas respectivamente, dos salas convertibles, diez salas de reuniones, cuatro salas de conferencias, salas VIP, y sala de prensa.

La oferta de instalaciones del Centro de Eventos completa la ya existente en Feria Valencia. Hasta ahora ésta comprendía un Salón de Actos con capacidad para 300 personas y tres salas de reuniones -situadas en el área del edificio de oficinas-, a las que se suman las cinco salas del Centro Joaquín Rodrigo y las cuatro del Ausias March ubicadas en el punto neurálgico de los pabellones 1, 2, 3, y 4. A todo esto hay que añadir las salas del Club de Prensa, el Club del Comprador, la Sala de Autoridades y las salas VIP.

Pero además, con cerca de 10.000 metros cuadrados, el Pabellón 5 está conectado con el nuevo Centro de Eventos, formando de forma conjunta un espacio único y muy funcional con un atractivo diseño de vanguardia. Este espacio se encuentra rodeado por un área peatonal de 20.000 m², adaptable a todo tipo de actividades que requieran celebrarse al aire libre.

Por éstas y otras muchas razones, Feria Valencia es el lugar idóneo para albergar eventos con una capacidad de hasta 20.000 personas, además de convenciones y acontecimientos de cualquier envergadura. 

A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea.

Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podríamos enumerar algunas de las acciones más habituales:

• Elaboración de la lista de invitados
• Envío de las invitaciones correspondientes
• Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones
• Contratación de catering
• Contratación de un ambiente musical
• Decoración del local
• Contratación de transimisiones
  • Micrófonos y atril en caso de posibles discursos
  • Telefonía fija y móvil
  • Proyectores
  • etc...
• Compra de posibles obsequios a los asistentes
• Contratación de azafatas y/o intérpretes
• Un largo etc.

Como podrá comprobar la lista de acciones a llevar a cabo es interminable. Desde Yo te lo Organizo S.L. realizamos el estudio y planificación de su evento, y lo ponemos en marcha hasta su finalización.